Guide d'utilisation de Bill

Renseignez votre email et un mot de passe. Votre compte est créé et vous êtes connecté immédiatement.

À la première connexion, un petit assistant vous propose de compléter votre entreprise, puis d'activer votre compte avec votre SIREN (étape 3).

Saisissez votre raison sociale, votre SIRET (le numéro à 14 chiffres qui identifie votre entreprise), votre adresse complète et, si vous êtes assujetti, votre numéro de TVA intracommunautaire.

Ces informations apparaissent sur toutes vos factures en tant qu'émetteur. Elles sont obligatoires pour finaliser une facture légalement.

3 crédits de bienvenue arrivent dès la confirmation de votre e-mail (pas à l'inscription) — aucune carte demandée.

La validation de l'entreprise (SIRET vérifié + téléphone portable + adresse complète) débloque l'essai de facturation, la réception des factures fournisseurs et le paiement. Saisissez votre SIRET (14 chiffres, sans espaces) : Bill interroge le registre officiel des entreprises pour reconnaître automatiquement votre société.

La vérification bancaire (un virement de 1 €, converti en +5 crédits offerts) débloque l'émission réelle vers votre Plateforme Agréée, les téléchargements et les exports.

Si le registre est momentanément indisponible : continuez normalement. Un bouton « Vérifier maintenant » restera disponible pour relancer la vérification plus tard.

Vous avez déjà un PDF ? Utilisez « Déposer une facture ». Bill lit automatiquement les informations (client, lignes, montants) et vous les présente pour vérification.

Vous partez de zéro ? Utilisez « Édition Facture ». Choisissez un client (ou créez-le), ajoutez vos lignes, Bill calcule les totaux.

Relisez soigneusement : client, dates, lignes, montants, TVA. Corrigez tant que la facture est en brouillon — c'est libre et sans conséquence.

Quand tout est bon, cliquez sur « Finaliser ».

Client français : transmission à votre Plateforme Agréée en un clic. Elle se charge de remettre la facture à votre client conformément à la réforme.

Client étranger : téléchargez le PDF/Factur-X et envoyez-le directement par email (ou laissez Bill l'envoyer si vous avez saisi l'email du client).

• Brouillon — modifiable, aucune valeur légale.
• Finalisée — numérotée, immuable, prête à envoyer.
• Envoyée — transmise à votre Plateforme Agréée ou au client.
• Reçue / Acceptée — votre client (ou l'administration) a bien réceptionné.
• Refusée — la Plateforme Agréée indique un problème (rare — nous vous notifions).
• Payée — vous avez enregistré le règlement (manuel ou automatique).

Une facture finalisée ne peut plus être modifiée ni supprimée. Pour corriger une erreur ou annuler une facture, créez un avoir : c'est une facture négative qui compense la précédente.

Bill pré-remplit l'avoir avec les données d'origine — vous n'avez qu'à valider.

Créez un modèle (client, lignes, montants) et une fréquence (mensuelle, trimestrielle…). Bill génère automatiquement chaque nouvelle facture à la date prévue, en brouillon ou finalisée selon votre choix.

Saisissez l'email de votre expert-comptable. Il reçoit une invitation et accède à votre dossier en lecture seule.

Il peut consulter toutes vos factures, télécharger vos PDF et exporter un FEC (Fichier des Écritures Comptables) — le format standard attendu par les logiciels de comptabilité et par l'administration.

Règle simple : 1 facture finalisée = 1 crédit consommé. Les brouillons sont gratuits. Un avoir consomme également 1 crédit à sa création (c'est un document légal à part entière, numéroté et immuable comme une facture).

Devis : l'envoi d'un devis est gratuit. Un crédit n'est débité que si le devis est accepté et signé par votre client. La création, l'aperçu et l'envoi restent gratuits dans tous les cas.

Deux façons de recharger :

• Recharges ponctuelles — vous achetez un lot de crédits, ils n'expirent pas.
• Abonnements mensuels ou annuels — un volume de crédits chaque mois, sans engagement en mensuel (vous arrêtez quand vous voulez).

• IBAN — pour l'afficher sur vos factures. Il est chiffré côté serveur et n'est jamais affiché en clair après enregistrement.
• Logo — apparaît en haut de vos PDF.
• Envoi automatique après finalisation — pour transmettre sans cliquer à chaque fois.
• Franchise de TVA — mémorisez votre statut, il sera pré-appliqué.

• Chiffrement — vos données sensibles (IBAN notamment) sont chiffrées côté serveur.
• Archivage 10 ans — vos factures sont conservées conformément aux obligations comptables françaises.
• Réversibilité — vous pouvez à tout moment exporter l'ensemble de vos données (PDF, FEC, CSV) et quitter Bill sans rien perdre.
• Infrastructure européenne — hébergement en Europe, aucun transfert hors UE pour vos données comptables.

Le catalogue mémorise vos articles récurrents : désignation, prix unitaire HT, taux de TVA par défaut, unité. À l'édition d'une facture ou d'un devis, un autocomplete propose vos articles dès les premières lettres saisies et remplit la ligne.

Vous pouvez aussi ajouter une ligne au catalogue depuis un éditeur (« Ajouter au catalogue »), ou importer un CSV d'articles et de clients depuis les pages correspondantes.

Pour chaque facture impayée, Bill envoie trois relances par e-mail : J+3, J+10 et J+20 après l'échéance. Elles s'arrêtent automatiquement dès que vous marquez la facture payée.

Vous pouvez les désactiver globalement dans Paramètres, ou au cas par cas depuis la fiche facture (carte « Relances » avec toggle dédié et historique des envois).

Chaque facture finalisée porte un QR code imprimé sur son PDF. Il pointe vers une page publique /f/<jeton> accessible sans compte, qui affiche l'émetteur, le numéro, l'échéance, le total et — si vous l'avez activé — votre IBAN.

Votre client scanne, paie par virement, puis vous marquez la facture « Payée » depuis la liste Factures (les relances en cours s'arrêtent alors automatiquement).

Après vérification de votre identité, Bill vous propose de connecter votre entreprise à notre Plateforme Agréée partenaire, immatriculée par l'administration fiscale. La redirection vers votre Plateforme Agréée est normale et sécurisée : autorisez Bill sur leur site officiel, puis vous êtes ramené automatiquement dans Bill.

Une fois connecté, Bill rapatrie automatiquement les factures que vos fournisseurs vous envoient via une PA. Un badge doré « Réception activée » apparaît dans la sidebar, avec un compteur des factures non lues. Utilisez le bouton « Tester la connexion » à tout moment pour vérifier que tout fonctionne. En cas d'expiration, un bandeau « Reconnecter » apparaît — un clic suffit.

Basculez d'un clic entre mode jour et mode nuit. Le choix est mémorisé par utilisateur et appliqué instantanément à toute l'application.

Chaque facture émise finalisée, chaque avoir et chaque facture reçue génère automatiquement une écriture comptable prête à l'emploi. Les comptes par défaut (706, 604, 411, 401, 44571, 44566) sont paramétrables sur la page. Utilisez « Générer les écritures manquantes » pour rattraper vos anciennes pièces, puis « Exporter CSV » pour envoyer un Journal universel à votre expert-comptable.

Bill permet de gérer plusieurs sociétés (holding, SCI, filiales) depuis un seul compte. Le sélecteur bascule d'une société à l'autre : chaque société a sa propre numérotation, ses propres factures et son propre expert-comptable.

Sociétés incluses par plan : 1 (Gratuit, Pro, Business) · 3 (Groupe, 69 €/mois) · 10 (Groupe Plus, 129 €/mois) · 25 / 100 / 500 (paliers Cabinet, au-delà de 10 sociétés).

Au-delà du quota : passez au plan supérieur — il n'y a pas d'option payante « société à l'unité ». L'abonnement et les crédits restent ceux de votre plan principal.

Vérification 1 € par nouvelle société : chaque nouveau SIREN passe sa propre vérification bancaire à 1 € (voir étape 3). L'abonnement, le plan et les crédits sont rattachés au compte, jamais au SIREN : ajouter ou remplacer une société ne touche pas votre abonnement.

Facturer une administration (mairie, hôpital, État) : Chorus Pro reste le canal obligatoire du secteur public. Bill génère la Factur-X à partir de vos données (pas de ressaisie) ; vous la déposez sur Chorus Pro. Attention au n° d'engagement juridique et au code service, cause n°1 de rejet. Après le 1er septembre 2026, certaines Plateformes Agréées pourront router automatiquement vers Chorus Pro — fonctionnalité en cours de confirmation avec notre Plateforme Agréée. Restent uniquement sur Chorus : marchés publics de travaux, frais de justice, demandes de remboursement.

Vous avez une caisse (commerce, restaurant, garage) : les ventes aux particuliers relèvent de l'e-reporting, pas de la facturation électronique B2B. Votre obligation 2026 (recevoir les factures fournisseurs) est déjà couverte par Bill. Le module e-reporting est intégré à Bill (procédure ci-dessous). Vous pouvez aussi connecter votre caisse ou votre logiciel directement à Bill via notre API (/developpeurs) : vos factures — et bientôt vos journées de caisse — remontent automatiquement. Vous ne changez ni de caisse ni de logiciel.

Vous gardez votre ancien logiciel de facturation : aucun souci. Exportez votre PDF comme d'habitude, déposez-le ou photographiez-le dans Bill : conversion en Factur-X, envoi conforme via la Plateforme Agréée. La collecte par email peut automatiser ce dépôt (Paramètres → Collecte par email).

E-reporting : transmettre ses journées. Où : Sidebar → « E-reporting (B2C) ». Quoi : saisissez chaque jour vos totaux TTC par taux de TVA (20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 %, 0 %) et le nombre de transactions, ou importez un CSV (modèle téléchargeable sur la page). Le lot du mois regroupe vos journées ; cliquez ensuite sur « Transmettre à ma Plateforme Agréée » — la transmission est active dès que votre PA est connectée dans Paramètres. Chaque journée transmise consomme 1 crédit, débit uniquement après acceptation par la PA.

Écrivez-nous à contact@storafix.com. Nous répondons rapidement, en français, par un humain.